Итоговая запись в журнале регистрации приказов по завершению года


Итоговая запись в журнале регистрации приказов по завершению года

Если за год всего 17 приказов, как вести журнал их регистрации?

ответ на вопрос «Как подшить в дело неформатный документ (брошюру А5 формата) и как его описать во внутренней описи и листе-заверителе дела?» Пример 1 Заверение прошитого бумажного журнала регистрации СвернутьПоказать

Пример 2 Как разделить годы в журнале регистрации и переходящем деле СвернутьПоказать Изданные в 2014 году 17 приказов в переходящем деле необходимо будет отделить от приказов 2015 года простым чистым листом бумаги, посередине которого оформляется год их издания: «2014 год». А записи в журнале регистрации приказов по основной деятельности, сделанные в 2014 году, которые представляют собой своеобразный годовой раздел журнала, необходимо «закрыть», т.е.

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации

При всем этом адресату абсолютно всё равно, под каким номером значится полученное им письмо… Так что в этой ситуации номера остаются. Единственной мерой по исправлению ошибки в журнале регистрации станет специальная пометка.

Ведь секретарь может взять отпуск, уйти на больничный или же вообще поменять работу, а в журнале образуются, и останутся пропуски в номерах.

Нельзя же помнить о них постоянно, поэтому в журнале нужно сделать примечание-объяснение. Объяснение в бумажном журнале для регистраций может выглядеть, например, так: Заверить подобную запись должен работник, который несёт ответственность за делопроизводство организации (это может быть начальник службы ДОУ, начальницы канцелярии, секретарь или же делопроизводитель).
Для того, чтобы такая неприятная ситуация больше не происходила, в первую очередь нужно сделать все, чтобы перейти с бумажных журналов на электронные.

Журнал регистрации кадровых приказов: правила заполнения

Для записи персональных данных используется второй столбец (указывается должность лица, которое отвечает за оформление бумаг).

В третьей графе, чаще всего, указываются номера, которые получили приказы при издании. Обозначение «ЛС» указывается для бумаг, которые связаны с личным составом, обозначение «ОД» — если бумаги касаются основной деятельности, «О» – если речь идет о документах об отпусках. В четвертом столбеце, как правило, указывают даты составления приказов.

В пятом столбеце указывают данные сотрудника, на которого составлялся приказ и его должность.

В шестом краткое содержание, а в седьмом – должна быть подпись ответственного лица. Стоит отметить, что порядок столбецов может быть другим, все зависит от того, какая форма журнала используется в компании. Утвержденной законом формы журнала регистрации нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно.

Шпаргалка делопроизводителя

А. Красавин 23 декабря 2020 г. После утверждения новой номенклатуры закрываем старую.

В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года.

Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год.

Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.

Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником

Как устранить ошибку, допущенную в журнале регистрации приказов?

320 юристов сейчас на сайте При ведении журнала регистрации приказов допущена ошибка в нумерации или ошибочно внесена запись, что делать в это случае? 19 Января 2020, 14:36, вопрос №1505068 Екатерина, г.

Москва Свернуть Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Похожие вопросы уже рассматривались, попробуйте посмотреть здесь: юристам сайта.

Сегодня 21.09.2020 мы ответили на 657 вопросов.

Среднее время ответа — 14 минут. Ответы юристов (1)

  • Юрист, г. Санкт-ПетербургОбщаться в чате
    • 8,9рейтинг
    • эксперт

    Здравствуйте, Екатерина.Поскольку ведение таких журналов не является обязательным, то у вас должна быть инструкция по делопроизводству, в которой такие случаи должны быть предусмотрены.Если инструкции нет, то полагаю, можно составить комиссионный акт о произошедшем, в журнале сделать пометку, акт сохранить в делах.

    Если возможно — ошибки исправить, если нет — оставить как есть.Ошибочные записи перечеркиваются, делается отметка о том, что внесена запись ошибочно. Дата, подпись, как обычно. 19 Января 2020, 19:16 Ответ юриста был полезен? + 0 — 0 Свернуть

  • Все услуги юристов в Москве Гарантия лучшей цены – мы договариваемся с юристами в каждом городе о лучшей цене.

Похожие вопросы

  • 13 Октября 2014, 13:24, вопрос №584253
  • 03 Февраля 2015, 12:33, вопрос №711911
  • 17 Августа 2020, 07:52, вопрос №1347860
  • 08 Апреля 2020, 10:41, вопрос №1601533
  • 16 Октября 2020, 16:13, вопрос №1409571

Смотрите также Правовед.ru В мобильном приложении и Telegram юристы отвечают быстрее и ответ гарантирован даже на бесплатный вопрос!

Мы стараемся! Угостите дизайнера чашечкой кофе, ему будет приятно 🙂 8 800 333-28-41 The website is owned by Pravoved.RU group of companies. The group includes Pravoved.Ru Lab Ltd. which operates the website and provides support for customers (registration number 1187746238536, 143026, Moscow, territory of the innovative center Skolkovo, Bolshoy ave., house 42 building 1, floor 0 room 150 office 5) and LEGALAXY LIMITED which operates payment methods of the website (registration number No.

HE 349968, Stasinou 8, Photos Photiades Business Ctr, Office 402, 1060, Nicosia, Cyprus)

Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2020 году

Во втором , срок хранения которого равно 5 годам, будут фиксироваться приказы: о дисциплинарных взысканиях; о ежегодно оплачиваемых отпусках; об отпусках в связи с обучением; о дежурствах; о краткосрочных командировках. В организациях, где объем документооборота велик, принято диверсифицировать приказы еще более дробно. В таких организациях распространена практика ведения нескольких журналов учета приказов, каждый из которых соответствует своем определенному сроку хранения.

Читайте также: Свободная форма ведения рассматриваемого журнла не отменят необходимость строгого соблюдения базовых правил оформления документации подобного рода. В частности, обложка данного документа должна содержать даты, когда он был начат и окончен. Индекс журнала должен соответствовать принятой в организации номенклатуре дел.

Закрытие журналов регистрации

Если таких руководителей в компании нет, то должностным лицом, которому подчиняется составитель записи.

Заверять подпись печатью не обязательно. Итоговая запись в электронном журнале составляется точно так же, как и в бумажном. За тем только исключением, что она никем не подписывается (если, конечно, у руководителя нет электронной подписи). РАСПЕЧАТЫВАТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ ЖУРНАЛ НЕ НУЖНО! Это , то есть с момента создания до момента уничтожения он существует в электронном виде.

После составления итоговой записи файл Эксель или в другой программе, в которой его вели, нужно сохранить в неизменяемом формате.

Идеально подходит для этого .PDF. , рассказывается в статье по ссылке.

Файл PDF записывается на внешний носитель. В идеале это должен быть компакт-диск с функцией однократной записи.

О хранении электронных документов рассказывается .

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации.

При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале.
Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд

Делопроизводство в первые месяцы рабочего года

Комиссия обязательно пересмотрит их и, возможно, увеличит срок хранения.

Количество таких дел и вписывается в соответствующие строки графы «с отметкой ЭПК». Результаты подсчетов вручную вносятся в итоговую запись (Пример 4). Осталось всё посчитать Когда все «закрывающие» записи будут составлены, нужно подвести окончательные итоги и составить количественный отчет об объемах документооборота.

Кому и для чего это нужно? Прежде всего – самому секретарю или делопроизводителю. Он должен знать, сколько документов находится в его ведении.